Электронная переписка была и остается основным способом коммуникации в
деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину
успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда,
читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что
конкретно Вам хотят предложить, какую именно выгоду Вы от этого получите
и зачем Вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого
письма.
Умение писать правильные, убедительные письма приходит с
практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем
самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джеффри Джеймс, автор
книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the
World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления
убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.
1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать Основная
цель письма — сделать так, чтобы получатель принял определенное
решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще
раз о том, что именно Вы хотите от получателя. Какое решение он должен
принять после прочтения Вашего письма? В данном случае, неопределенность — Ваш заклятый враг. Чем яснее цель, тем более убедительным получится Ваше письмо.
2. Начинайте письмо с Вашего заключения Ваш
вывод является утверждением того решения, которое должен принять
получатель, основываясь на содержании Вашего письма. В школе нас учили
всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных
писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все
слишком заняты для того, чтобы оценивать Ваши литературные способности.
Поэтому Вы должны сразу переходить к делу. К примеру, Вы хотите получить
от своего начальства разрешение на оборудование спортзала в одном из
помещений Вашей компании.
Неправильно: «Джим, Как Вы
знаете, прогулы сотрудников на данный момент являются основной
проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу
компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким
образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство
тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»
Правильно: «Джим, Я хочу, чтобы Вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»
3. Разделите Ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев Для того чтобы аргументы в поддержку Вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.
Неправильно «Согласно
недавно опубликованному докладу правительства, группы физической
активности чрезвычайно важны даже несмотря на то, что лишь немногие
компании демонстрируют свою приверженность подобному поощрению
сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененные
активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой
отрасли, даже несмотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и
личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические
группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»
Правильно «Тренажерный зал в офисе позволит: - уменьшить прогулы - увеличить общую продуктивность.»
4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами Если
Вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут
воспринять просто как личное мнение и не более. Для каждого аргумента
нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?
Неправильно «Тренажерный
зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти
на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую
заболеваемость в офисе.»
Правильно «Снижение количества
прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья
среди 1000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы
сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых
нет подобного оборудования.»
5. Повторите Ваш вывод как призыв к действию В
конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале.
Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким
образом Вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен
сделать после прочтения Вашего письма. Этот призыв должен быть простым и
конкретным.
Неправильно «Мы будем очень благодарны Вам, если Вы поддержите этот проект.»
Правильно «Если Вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»
6. Укажите выгоду в строке темы письма Строка
темы в письме является чуть ли не самой главной частью, так как она
должна предвосхищать основную тему письма и настраивать получателя на
нужный Вам лад. И именно поэтому Вы должны заполнять ее в последнюю
очередь уже после того, как написали все аргументы и доказательства,
которые поддерживают Ваше основное заключение. В идеале, тема письма
должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать
получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в
себе вывод, который Вы хотите донести до получателя. В большинстве
случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о
преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого
для Вас решения.
Неправильно «Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах.»
Правильно «Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников.»
основным способом коммуникации в
деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину
успеха. Но такие письма умеют составлять не все.
